Punktem centralnym Profit CRM jest kartoteka firm i instytucji. Tutaj gromadzone są najważniejsze informacje dotyczące klientów, przedstawicieli, urzędów itp. Są to dane podstawowe takie jak - nazwa, adres, kategorie, poziom zadowolenia, dane teleadresowe, informacje na temat personelu, struktura organizacyjna firmy lub holdingu, formy płatności, poziomy rabatów jak i również cała historia działań oraz zdarzeń związanych z klientem: zadania, terminy, korespondencja, notatki z rozmów telefonicznych, załączniki, oraz wiele innych. Moduł wyposażony jest również w mechanizmy kontroli unikalności co pozwala uniknąć dublowania się tych samych wpisów. Dodatkowe narzędzia pozwalają na sprawne importowanie baz kontrahentów z zewnętrznych źródeł np. systemy handlowe, bazy xls, csv.

Istotną cechą pakietu Profit CRM jest wyodrębnienie danych personalnych do osobnego modułu. W ten sposób rozszerzono spotykany w innych systemach, typowy model gromadzenia informacji na temat danych kontaktowych poprzez rozszerzenie funkcjonalności modułu "Podmioty" o zdolności ewidencji personelu związanego z klientami oraz danych na temat osób indywidualnych.
W odróżnieniu od innych rozwiązań dostępnych na Polskim rynku - Profit CRM umożliwia zgromadzenie pełnych danych na temat poszczególnej osoby, jak również pozwala na powiązanie jej z jednym lub wieloma podmiotami. Kartoteka kontaktu personalnego zawiera informacje takie jak nip i pesel osoby, adresy kontaktowe, dane teleadresowe, daty urodzin i imienin, historię zatrudnienia oraz oczywiście pełną historię kontaktów czyli informacje o spotkaniach, zadaniach, załącznikach, terminach itp. Dzięki rozbudowanej funkcjonalności moduł Kontakty personalne umożliwia obsługę klientów indywidualnych.

Moduł Organizer to zestaw rozbudowanych narzędzi wspomagających zarządzenie czasem pracy. W połączeniu z mechanizmem powiązań, centralnym systemem powiadomień i monitoringiem dostępu, stanowi elastyczne i skuteczne rozwiązanie do organizacji i wizualizacji przebiegu pracy w danej jednostce organizacyjnej. Obsługa zadań została rozszerzona o szereg funkcjonalności, niespotykanych dotąd w tego typu rozwiązaniach. Cześć operacyjną wyposażono również w narzędzia wspomagające obsługę terminów wraz z funkcją zapraszania uczestników, organizowanie wyjazdów oraz zarządzanie urlopami. Przejrzysty kalendarz pozwala spojrzeć na ubiegły, obecny oraz zaplanowany przebieg pracy w świetle całego przedsiębiorstwa i personelu.

Notatki - proste, bardzo przydatne narzędzie, które zastępuje w formie elektronicznej bardzo popularne tzw. "żółte karteczki". Moduł pozwala gromadzić różnego rodzaju informacje w formie notatek, które można powiązać z dowolnymi danymi zawartymi w systemie, np. z danymi klientów, kontaktów personalnych, zadaniami, terminami, itd. Wyposażone w funkcję powiadamiania się usprawniają komunikację wewnętrzną w Firmie.  

Wraz z upływem czasu rośnie liczba dokumentów przechowywanych na dyskach komputerów. Większa liczba plików to większe trudności w sprawnym ich zarządzaniu. Klasyczne rozwiązania umożliwiające ich współdzielenie, takie jak np. dyski sieciowe, pozbawione są właściwości, które pozwoliłyby w sposób bardziej przejrzysty na monitoring dostępu, kontrolę wersji oraz wiązanie plików, załączników i folderów z innymi ważnymi informacjami dostępnymi w danej jednostce organizacyjnej. Moduł Magazyn Plików został zaprojektowany tak, aby wypełnić brakującą lukę pomiędzy zarządzaniem i kontrolą dokumentów. Dzięki połączeniu z centralnym rejestrem zdarzeń, każdorazowe uzyskanie dostępu do plików, czy jakakolwiek ich modyfikacja, jest automatycznie rejestrowana, tworząc historię ich użycia. System powiązań umożliwia łączenie poszczególnych plików, załączników i folderów z innymi obiektami systemu, takimi jak podmioty, notatki, zadania, terminy, osoby, itp. Dodatkową funkcją ochronną dla gromadzonych dokumentów jest historia ich wersji. Pozwala ona na śledzenie rozwoju danego dokumentu, a w razie niepoprawnej modyfikacji, umożliwia łatwe odtworzenie poprzedniej wersji.

Sprawne zarządzenie obiegiem korespondencji to w dzisiejszych czasach jeden z istotniejszych czynników wpływających na sukces rozwijającego się przedsiębiorstwa. Korespondencja konwencjonalna, czy obecnie coraz bardziej popularna - elektroniczna, to źródło olbrzymiej ilości informacji, wpływającej na sposób podejmowanych decyzji. Czynnikiem wpływającym na jakość obiegu jest umiejętne pokierowanie jej tak, aby dotarła do wszystkich podmiotów i osób, których dotyczy. System zarządzania korespondencją, jaki dostarcza ten moduł, wyposażony jest w narzędzia zarządzania obiegiem korespondencji:

• „konwencjonalnej” (Listy przychodzące i wychodzące, Wysyłki seryjne),które pozwalają prowadzić rejestry poczty przychodzącej i wychodzącej oraz umożliwiają przekazanie jej do odpowiednich osób lub działów z dodatkowymi parametrami jak przypomnienie i powiadamianie przez upływem terminu wymaganej odpowiedzi.

• „elektronicznej” (Wiadomości, Mailing, E-Mail). Pozwala na sprawne zarządzanie obiegiem poczty elektronicznej rozszerzając komunikację wewnątrz przedsiębiorstwa. Współpraca z systemem powiązań powoduje gromadzenie całej poczty e-mail przychodzącej i wychodzącej związanej z klientem. Dzięki dwukierunkowej integracji z MS Outlook ®/Mozilla Thunderbird®/IMAP4 gromadzi korespondencję z klientem ze wszystkich stanowisk komputerowych w firmie, nawet gdy komputer, na który "fizycznie" przyszła poczta e-mail, został wyłączony. System sprawdza zgodność adresu e-mail nadawcy z adresem wprowadzonym w systemie i automatycznie kopiuje przychodzące wiadomości wraz z załącznikami do historii kontaktów z klientem. Rozbudowane narzędzia Mailingu pozwalają na przygotowywanie seryjnych wiadomości np. Newsletter’a. Szereg dodatkowych funkcjonalności takich jak: indywidualne wysyłanie wiadomości, edytor tekstu (wizualny, html), załączniki, ograniczenia w ilości wysyłanych wiadomości, możliwość wczytywanie listy wysyłkowej z zewnętrznych źródeł (xls, csv) itd. stanowią o skuteczności tego narzędzia. Dodatkowe narzędzie pozwalające na wysyłanie wiadomości wewnętrznych uzupełniają moduł Korespondencja.

Został stworzony w celu kontroli "fizycznych" dokumentów, umów, których lokalizacja znajduje się w danej jednostce organizacyjnej. Pozwala on na identyfikację dokumentów pod kątem ich miejsca przechowywania, jak i terminów ważności. Pozwala na przechowywanie ich w wersji elektroniczej w dowolnym formacie. Organizuje i kontroluje terminy ważności umów, polis, ubezpieczeń, itp., a w zdefiniowanym czasie, informuje wskazane osoby o zbliżającym się terminie wygaśnięcia.

Sprawnie działające telefoniczne biuro obsługi klienta jest wizytówką każdej firmy i bezpośrednio wpływa na jakość obsługi klientów. Moduł CallCenter dostarcza narzędzia, które pozwalają na szybsze zidentyfikowanie, prześledzenie całej historii współpracy, a w efekcie lepsze i sprawniejsze obsłużenie klienta. System współpracuje z centralami telefonicznymi, telefonami cyfrowymi ISDN i systemowymi. Dzięki integracji pozwala na przegląd aktywnych rozmów prowadzonych w obszarze całego przedsiębiorstwa w unikalny sposób. Rozszerza identyfikację rozmówcy z cyfrowej (tylko numer telefonu) do instytucjonalno-personalnej (Imię i Nazwisko/Nazwa firmy lub Instytucji). Poprzez rejestrację rozmów telefonicznych umożliwia budowanie historii współpracy z klientem.

Moduł Handel został stworzony w celu rozszerzenia danych podmiotów o informacje handlowe pobierane z baz danych popularnych na Polskim rynku programów. Aktualnie oprogramowanie współpracuje z Insert SubiektGT, WaPro Wf-Mag, Enova, CDN Opt!ma, Humansoft HermesSQL, AgemaHR, Sage Symfonia Forte i Premium (Pervasive , Btrieve). Moduł Handel został zaprojektowany w taki sposób, aby obsługa dostępu do zewnętrznego systemu handlowego była realizowana przez odrębny sterownik. Dzięki temu rozwiązaniu gama systemów handlowych, z którymi możliwa będzie współpraca, sukcesywnie będzie rozszerzana.
Podstawowe wersje sterowników dają dostęp do listy wystawionych faktur i korekt, należności, zakupionych towarów oraz ogólnego podsumowania historii handlowej z danym podmiotem. Dodatkowo umożliwia pełny podgląd płatności klienta z podziałem na progi czasowe , jak i wygenerowanie raportów zbiorczych nierozliczonych płatności . W standardzie znajdziemy również takie funkcjonalności jak: podgląd szczegółowy i wydruk dokumentów. Dzięki rozbudowanemu edytorowi można dostosować wygląd dokumentów do własnych potrzeb.
Moduł Handel to również łatwe przygotowywanie i zarządzanie ofertami wysyłanymi do klientów. Interfejs został zaprojektowany tak, aby użytkownik opcjonalnie mógł rozszerzyć funkcjonalność do zawansowanych opcji m.in. akceptacji wewnętrznej i możliwość poproszenia o konsultację podczas przygotowywania oferty.
Innowacyjnym rozwiązaniem jest możliwość przygotowania oferty w wielu wariantach i walutach (przeliczanie po kursie pomiędzy różnymi walutami) na jednym szablonie i możliwość tworzenia wielu profili ofert, gdzie każdy może posiadać zdefiniowane dodatkowe kolumny i własne skrypty przeliczania (C++, Pascal, Basic, Java). Dzięki tej funkcjonalności możemy przygotować np. dwa warianty walutowe za pomocą jednej oferty i zastosować różne profile ofert. Dodatkowo, poprzez import towarów z magazynu zewnętrznego systemu handlowego, mamy dostęp do m.in. cen i stanów magazynowych.
Na podstawie zaakceptowanej oferty jednym kliknięciem przygotujemy nowe zamówienie. Dzięki edytowalnej liście etapów realizacji wraz z możliwością przypisania osób odpowiedzialnych, proces realizacji przebiegnie sprawnie i bezproblemowo.

Funkcjonalność oprogramowania Profit CRM została rozszerzona o moduł Serwis z myślą o przedsiębiorstwach, które w swojej działalności zajmują się serwisowaniem urządzeń. Pełna historia serwisowa urządzenia po numerze seryjnym, możliwości ewidencjonowania kosztów związanych z wykonaniem usługi i okresów obowiązywania gwarancji, dodatkowo powiązanie serwisu z dowolnymi obiektami w systemie np. notatka z rozmowy telefonicznej, wyjazd do klienta, itd. daje nam pełny obraz pracy działu serwisowego. Ponadto wydruki karty przyjęcia, dokumentu RMA oraz integracja z czytnikami kodów kreskowych pozwala na pełną automatyzację obsługi zgłoszenia serwisowego.
Dodatkowo moduł jest wzbogacony o funkcjonalność pozwalającą na ewidencjonowanie zgłoszeń zewnętrznych i wewnętrznych , które umożliwiają automatyczne powiadamianie Klienta lub użytkownika o zmianie statusu lub dodaniu adnotacji za pomocą przygotowanych szablonów wiadomości E-mail.

Moduł Projekty pozwala na planowanie i realizację długoterminowych przedsięwzięć ze wskazaniem, na każdym etapie, zaangażowanego personelu. Logiczny interfejs umożliwia w łatwy sposób zaplanowanie wielopoziomowego i wieloetapowego projektu z jednoczesnym modelowaniem wykresu Gantt'a. Graficzny pokaz na wykresie został przygotowany w taki sposób, aby umożliwić użytkownikowi edycję zaplanowanego projektu również z poziomu wykresu. Do każdego zadania projektu możemy przypisać odpowiedzialną osobę jak i uzależnić rozpoczęcie etapu od jednego lub wielu poprzedzających zadań. Dzięki możliwości zaplanowania terminów rozpoczęcia i zakończenia, rejestru poziomu kosztów i przychodów , wczytania stawek za roboczogodziny, w dowolnym momencie uzyskujemy informacje dot. wykorzystanego i pozostałego budżetu, czy czasu, który pozostał do zrealizowania projektu. Projekt, etapy i zadania posiadają własną historię, jak i również mogą budować historie działań poprzez powiązane elementy np. dokumenty, notatki, korespondencję, pliki, czy zasoby.

Pakiet Profit CRM został wzbogacony o bardzo rozbudowane narzędzie pozwalające na dowolną aranżację wyglądu wszelkich wydruków z programu. Pozwala on na dostosowanie drukowanych danych według standardów, jakie przyjęto w danym przedsiębiorstwie. Dzięki niemu w bardzo szybki i prosty sposób można utworzyć dowolną ilość szablonów wydruków dla poszczególnych danych.

Kolejny moduł, który rozszerza funkcjonalność Profit CRM. Dzięki niemu w łatwy sposób możemy budować i zarządzać wiedzą ogólnodostępną, procedurami wewnętrznymi, ustawami, rozporządzeniami i know-how. Rozbudowany edytor tekstu pozwala zaznaczyć istotne frazy.

Narzędzie umożliwiające zarządzanie (rezerwacje, wydania, przyjęcia) zasobami (identyfikowalnymi np. samochód służbowy lub nieidentyfikowanymi np. kable) wewnętrznymi firmy. Uniwersalność modułu pozwala również na zarządzanie zasobami, które są wypożyczane dla klientów np. próbki, urządzenia zastępcze, itd. Historia rezerwacji urządzeń pozwala nam w łatwy sposób kontrolować lokalizację i czas wypożyczenia.

Rozbudowane narzędzie raportujące opierające się analizie Pivot Table (Tabela przestawna), dzięki której w łatwy sposób, wykorzystując gotowe analizy, wyświetlamy raporty w kontekście różnych danych. Interfejs został tak przygotowany, aby można było we własnym zakresie przygotowywać dodatkowe raporty i zestawienia.

Profit CRM został zaprojektowany w sposób umożliwiający osadzanie w jego obszarze różnego rodzaju obiektów. Każdy z nich może reprezentować zupełnie inne funkcjonalności z jednoczesnym zachowaniem narzuconych przez program standardów interakcji z użytkownikiem. Dzięki takiemu rozwiązaniu wszystkie tworzone oraz rozwijane przez nasz zespół programistów obiekty takie jak np. podmioty, osoby, zadania, notatki itd. - standardowo wyposażone są w takie rozwiązania jak rejestr zdarzeń, kontrola dostępu, zarządzanie wydrukami, możliwości wiązania, zarządzanie szablonami oraz wiele innych.

MDI oznacza sposób prezentacji okien aplikacji poprzez wielo-dokumentowy interfejs (ang. Multi Dokument Interface), co czyni pracę bardziej wygodną. Użytkownik może jednocześnie otworzyć wiele dokumentów bądź obiektów. Przykładowo możemy otworzyć dane kolejnego klienta bez konieczności zamykania okna z danymi poprzedniego.

Edytor własnych pól to wygodne narzędzie które pozwala na szybkie rozszerzenie właściwości dostępnych formularzy o indywidualny zestaw dodatkowych pól. Dzięki niemu można utworzyć nispońćzenie wiele dodatkowych zakładek np. w danych podmiotów, zawierająca pola różnego typu np. pola tekstowe, wprowadzania daty, słownikowe, słownikowe wielokrotnego wyboru, czy też walutowe. Utworzone pola można później wykorzystać w szablonach wydruków, podczas definiowania własnych filtrów w drzewach filtrów oraz w listwie szybkiego wyszukiwania.

Pakiet Profit CRM został wyposażony w unikalny system powiązań reprezentujący relacje pomiędzy poszczególnymi danymi, opierające się na zasadzie wiele-do-wielu. Pozwala ona na tworzenie chronologicznie uporządkowanych list zawierających informacje o powiązanych obiektach oraz ich stanie statusie, dzięki temu w kartotekach np. klientów, możemy gromadzić informacje o związanych z nimi zadaniach, notatkach, fakturach, wysłanych ofertach, korespondencji itd.. System powiązań pakietu Profit CRM został zaprojektowany w taki sposób, aby każdy z obiektów standardowo był wyposażony w możliwość elastycznego gromadzenia informacji na temat danych z nim związanych.

Są to między innymi:

• Obsługa skrótów - umożliwiające tworzenie skrótów na liście skrótów lub pulpicie Twojego komputera do poszczególnych obiektów,
• Lista ostatnio otwieranych obiektów
• Rejestr zdarzeń
• Profit CRM na dziś
• Obsługa kodów kreskowych
• Zunifikowane identyfikatory obiektów
• Globalna wyszukiwarka

Każda z przeglądarek danych została wyposażona w zestaw wygodnych filtrów w formie konfigurowalnego "drzewa". Pozwalają one w bardzo krótkim czasie odnaleźć te dane, które Cię interesują - poprzez zaznaczenie odpowiednich "gałęzi" drzewa filtrów.

Jest to drugie narzędzie filtrowania danych w które została wyposażona każda
z przeglądarek danych. Pozwala ona na ręczne wpisanie frazy, wybranie przedziału dat, czy też wartości - według których zostanie przefiltrowana baza danych zawężając wyniki do pasujących danych. Ponadto istnieje możliwość łączenia filtrów za pomocą spójników logicznych.

Wyszukiwanie kontekstowe pozwala na odnalezienie potrzebnych danych z bieżącego widoku. W odróżnieniu od zestawu filtrów, wyszukiwanie kontekstowe nie zawęża listy do wyniku, według wskazanych kryteriów, lecz pozwala odnaleźć dane wśród tych już wyświetlonych.

Zaawansowany kreator przeszukiwania obiektów w kontekście powiązanych elementów pozwalający na zastosowanie jednocześnie 30 warunków. Dzięki temu wyszukiwaniu w łatwy sposób wyfiltrujemy np. podmioty, do których został wysłany mailing z nową promocją, i które skontaktowały się z nami telefonicznie lub mailowo w ciągu tygodnia od daty wysłania wiadomości, i dla których w kolejnym tygodniu została przygotowana oferta na konkretny towar lub usługę.

Rejestr zdarzeń jest rozwiązaniem, które gromadzi informacje o zdarzeniach zachodzących w obrębie pakietu Profit CRM. Są to informacje na temat otwieranych danych oraz wprowadzanych zmian. W ten sposób tworzona jest historia działań użytkowników oraz ich aktywności. Rejestr gromadzi również zdarzenia związane z dostępem do obiektów. Dzięki temu rozwiązaniu można w dowolnym momencie sprawdzić - kto, kiedy i czy modyfikował dane np. dane podmiotów, zadań, notatek itp..

Jednym z najistotniejszych elementów sprawnego systemu w którego skład wchodzą narzędzia umożliwiające zarządzenie przepływam informacji jest skuteczny mechanizm powiadamiania o ważnych informacjach. Pakiet Profit CRM posiada rozwiązanie, które w przejrzysty sposób pozwala na prezentowanie ważnych komunikatów i powiadomień w taki sposób, aby żadne z nich nie zostało przeoczone przez użytkownika.

System trzystopniowego usuwania danych jest jednym z wielu innowacyjnych rozwiązań w jakie został wyposażony pakiet Profit CRM. Dzięki niemu zmniejszono ryzyko usunięcia ważnych danych, poprzez zróżnicowany dostęp do poszczególnych poziomów usuwania.

Jednym z wielu kryteriów jakie wyznaczono podczas projektowania programu głównego pakietu Profit CRM, była możliwość udostępnienia całego rozwiązania dla "zewnętrznych" dostawców oprogramowania. W związku z powyższym, zespół programistów odpowiedzialny za projekt Profit CRM, wyposażył program główny w tzw. API - umożliwiające dodanie kolejnych modułów/funkcjonalności, przez programistów certyfikowanych partnerów handlowych, bądź firm trzecich zajmujących się projektowaniem systemów teleinformatycznych.

Rozwiązanie pozwalające na łatwe aktualizowanie zainstalowanego oprogramowania. Dzięki temu w łatwy, sprawny i szybki sposób można zaktualizować pakiet Profit CRM do najnowszej dostępnej wersji.

Jedną z wielu cech aplikacji jest elastyczny interfejs użytkownika. Pozwala on na dostosowanie wielu jego elementów do potrzeb użytkownika czyli personalizacji ustawień. Aplikacja umożliwia dostosowanie drzewa filtrów, listwy wyszukiwania, listy i kolumn danych, tabel, opcji, autostartu, wyglądu aplikacji oraz wielu innych.

Profit CRM na dziś jest swojego rodzaju planem bieżącego dnia zalogowanego użytkownika. Współpracując z modułami wchodzącymi w skład całego pakietu - "Profit CRM na dziś" gromadzi i wyświetla wszelkie informacje, które są ważne dla zalogowanego użytkownika. Mogą to być bieżące wiadomości, otwarte zadania, terminy, korespondencja itp.

Zaawansowana kontrola uprawnień pozwala na określanie zakresu dostępu począwszy od określania zasad dla całych grup funkcjonalności, czy typów danych, po zawężanie dostępu do poszczególnych rekordów takich jak np. notatka, podmiot, zadanie itp. System pozwala również na dziedziczenie uprawnień na podstawie zdefiniowanych przełożonych, dzięki temu kadra zarządzająca automatycznie otrzymuje dostęp do tych danych, do których udzielono dostępu podwładnym pracownikom. Zakres uprawnień do wybranego obszaru może zostać określony dla dowolnej grupy organizacyjnej, wybranych użytkowników, bądź dowolnej kombinacji grupa/grupy/użytkownik/użytkownicy.